Conciliação

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Para que serve

A Conciliação organiza o movimento bancário de cada empresa. Você importa o extrato do banco, classifica cada lançamento no plano de contas e no centro de custo, liga cada pagamento à conta a pagar que ele quitou (e cada recebimento à conta a receber) e anexa os comprovantes. Com isso saem relatórios de faturamento, prazos e a DRE pelo caixa.

Diferente dos outros módulos, aqui você mesmo cadastra, importa e classifica. Não é preciso enviar nada à Exacon.

A empresa da Conciliação

Tudo na Conciliação é por empresa: contas bancárias, extratos, lançamentos, regras, comprovantes, contas a pagar e a receber, centros de custo e plano de contas. Escolha a Empresa na barra do alto; o sistema lembra a última que você usou. Ao trocar de empresa, nenhuma tela mostra dados da anterior.

Se aparecer Nenhuma empresa disponível, peça ao administrador da sua organização para liberar uma empresa ao seu usuário.

Importar o extrato

O extrato entra pelo arquivo OFX exportado do internet banking da empresa.

No menu, em Banco, abra Extratos.
Escolha o arquivo OFX no campo Arquivo.
Clique em Importar.
Se a conta ainda não estiver cadastrada, o sistema pergunta o nome dela. A conta é reconhecida pelo próprio arquivo: banco, agência e número.
Confira a lista de extratos: conta, período, quantos lançamentos entraram e o Saldo do banco.

Print pendente: conciliacao-extratos

Lançamentos repetidos são ignorados. Pode importar um extrato que se sobrepõe ao anterior sem duplicar nada.
O vínculo automático roda em seguida e já liga o que der às contas a pagar e a receber.
Saldo confere indica que o saldo do arquivo bate com os lançamentos. Uma Diferença indica que algum período ficou sem importar, ou que o saldo inicial da conta está errado.
Excluir extrato apaga o extrato e os lançamentos dele, mas só enquanto nenhum lançamento tiver sido conciliado, baixado numa conta ou recebido comprovante.

O que cada tela faz

Conciliação

A lista de lançamentos da empresa, com as entradas, as saídas e os Pendentes de classificação do período. Filtre por Conta bancária, Mês, Situação (Pendentes, Conciliados, Todos), entradas ou saídas e pela busca.

Clique com o botão direito em um ou vários lançamentos para:

Classificar… na conta contábil e no centro de custo;
Vincular a conta a pagar… (saídas) ou Vincular a conta a receber… (entradas);
anexar Comprovantes;
Criar regra a partir deste…;
Voltar para pendente.

O botão Vínculo automático procura de novo as contas que combinam com os lançamentos.

Print pendente: conciliacao-lancamentos

Extratos

Importa o OFX e lista os extratos importados (veja Importar o extrato).

Comprovantes

Envie os comprovantes de PIX, TED e boleto em PDF, JPG ou PNG, até 10 MB cada. O sistema lê valor, data e favorecido e procura o lançamento do extrato sozinho. Só PDF com texto é lido; uma foto fica guardada para você vincular à mão.

Contas a pagar e Contas a receber

Nova conta: lança uma conta à mão. Para parcelar, informe o valor total, a quantidade e o 1º vencimento; o sistema divide em parcelas mensais, que você pode editar antes de gravar.
Importar XML: lê XMLs de NF-e e NFS-e do padrão nacional, soltos ou em .zip e .7z, até 100 MB por envio. A nota emitida pela empresa vira conta a receber; a nota recebida vira conta a pagar. Nota já importada não duplica, e o XML não fica guardado.
Dar baixa, Estornar baixa e Alterar parcelamento, no menu de cada conta.

Cada conta guarda um histórico de quem lançou, alterou, autorizou, baixou ou cancelou, e quando.

Autorização

Aparece só quando a organização contratou a aprovação de pagamentos. As contas a pagar novas passam por análise; quem decide é o administrador da organização. Fornecedores autorizados e um valor mínimo podem autorizar sozinhos. A tela mostra as pagas sem autorização, as em análise, as autorizadas automaticamente e as não aprovadas, além dos débitos do extrato sem conta a pagar.

Relatórios

Escolha o Relatório e o período (até 24 meses):

Faturamento: as contas a receber pela competência, recebido e em aberto por mês e por cliente.
Contas a receber e a pagar: o que está em aberto hoje, por faixa de prazo, a previsão por mês de vencimento e as maiores contas.
DRE mensal: a DRE pelo caixa, com os lançamentos do extrato pela conta em que foram classificados.
Margem de contribuição: receita menos os gastos variáveis, menos os fixos, e o ponto de equilíbrio.

Print pendente: conciliacao-relatorios

Regras

As Regras de classificação classificam sozinhas os lançamentos cujo histórico ou favorecido contém um texto (por exemplo, TARIFA PIX). Entre duas regras que servem, vale a de texto mais longo. Excluir uma regra não desfaz o que ela já classificou.

Print pendente: conciliacao-regras

Contas bancárias, Centros de custo e Plano de contas

Os cadastros da empresa. Cada empresa recebe um plano de contas padrão no primeiro acesso ao módulo, que você pode completar. Esse plano é separado do plano do módulo Contábil. Um cadastro em uso não se apaga, só se desativa.

Dúvidas comuns

O Faturamento não bate com a DRE mensal. É esperado. O Faturamento olha a competência das notas; a DRE mensal olha o caixa, no mês em que o dinheiro entrou ou saiu.

Na DRE mensal, aparece um aviso de lançamentos não classificados. Lançamentos sem classificação ficam fora da DRE até serem classificados na tela Conciliação.

O XML de uma nota foi recusado como “fora do padrão”. Alguns municípios usam um leiaute próprio de NFS-e, que ainda não é lido. Lance essa conta à mão.

Posso excluir um extrato importado por engano? Sim, em Extratos, enquanto nenhum lançamento dele tiver sido conciliado, baixado numa conta ou recebido comprovante.

Mais respostas em Perguntas frequentes.